QDMS: Kalite Doküman Yönetim Sistemi Kurulum ve Yapılandırma Rehberi

1. Versiyon Kontrolü

• Doküman versiyonlarının otomatik takibi
• Değişiklik geçmişi kayıtları
• Eski versiyonlara erişim imkanı
• Versiyon karşılaştırma özellikleri

2. Onay Süreçleri

• Otomatik onay akışları
• Çok aşamalı onay süreçleri
• Onay bildirimleri
• Onay geçmişi takibi

3. Erişim Kontrolü

• Rol tabanlı yetkilendirme
• Doküman bazlı erişim kontrolü
• Güvenli dosya saklama
• Erişim log kayıtları

4. ISO Uyumluluğu

• ISO 9001:2015 uyumlu doküman yönetimi
• ISO 27001 bilgi güvenliği standartları
• Denetim izi (audit trail)
• Yasal uyumluluk desteği

Gereksinimler

• İşletim Sistemi: Ubuntu 20.04/22.04 LTS veya Windows Server 2019+
• Veritabanı: PostgreSQL 12+ veya MySQL 8.0+
• Web Sunucu: Apache 2.4+ veya Nginx 1.18+
• PHP: PHP 8.0+ (eğer PHP tabanlı çözüm kullanılıyorsa)
• RAM: 4GB minimum (8GB+ önerilir)
• Disk: 50GB+ boş alan (doküman depolama için)

Seçenek 1: Açık Kaynak QDMS Çözümleri

1.1. OpenKM Kurulumu

OpenKM, Java tabanlı açık kaynak bir doküman yönetim sistemidir.

# Java JDK kurulumu sudo apt update sudo apt install -y openjdk-11-jdk # OpenKM indirme cd /opt sudo wget https://www.openkm.com/downloads/openkm-6.3.12-community.tar.gz sudo tar -xzf openkm-6.3.12-community.tar.gz sudo mv openkm-6.3.12-community openkm # OpenKM başlatma cd /opt/openkm sudo ./start.sh 

1.2. Alfresco Community Edition

Alfresco, kurumsal düzeyde doküman yönetimi sağlar.

# Docker ile Alfresco kurulumu docker run -d \ --name alfresco \ -p 8080:8080 \ -e JAVA_OPTS="-Xms512m -Xmx2048m" \ alfresco/alfresco-content-services-community:latest 

Seçenek 2: Özel QDMS Geliştirme

muharremsen olarak, işletmenizin ihtiyaçlarına özel QDMS çözümleri geliştiriyoruz. Özel çözümler, tam kontrol ve özelleştirme imkanı sağlar.

1. Veritabanı Yapılandırması

PostgreSQL veritabanı oluşturma:

sudo -u postgres psql CREATE DATABASE qdms_db; CREATE USER qdms_user WITH PASSWORD 'güvenli_şifre'; GRANT ALL PRIVILEGES ON DATABASE qdms_db TO qdms_user; \q 

2. Doküman Depolama Yapılandırması

Dokümanlar için ayrı bir depolama dizini oluşturun:

sudo mkdir -p /var/qdms/documents sudo mkdir -p /var/qdms/archive sudo chown -R www-data:www-data /var/qdms sudo chmod -R 750 /var/qdms 

3. Kullanıcı ve Rol Yönetimi

Rol Tanımları

• Yönetici: Tüm yetkilere sahip
• Kalite Müdürü: Doküman onayı ve yönetimi
• Doküman Sorumlusu: Doküman oluşturma ve güncelleme
• Kullanıcı: Doküman görüntüleme

4. Doküman Kategorileri

ISO standartlarına uygun doküman kategorileri:

• Kalite El Kitabı: Üst seviye dokümanlar
• Prosedürler: İş süreç prosedürleri
• Talimatlar: Çalışma talimatları
• Formlar: Kayıt formları
• Politikalar: Şirket politikaları

1. Doküman Oluşturma

1. Doküman şablonu seçimi
2. İçerik hazırlama
3. Versiyon numarası atama
4. Kategori ve etiketleme
5. Onay sürecine gönderme

2. Onay Süreci

Çok aşamalı onay süreci:

1. Hazırlayan: Dokümanı hazırlar
2. İnceleyen: Teknik inceleme yapar
3. Onaylayan: Kalite müdürü onaylar
4. Yayın: Doküman yayınlanır

3. Versiyon Kontrolü

Doküman versiyonlama sistemi:

• Revizyon Numarası: 00, 01, 02, ...
• Değişiklik Özeti: Her versiyonda değişiklik notları
• Versiyon Geçmişi: Tüm versiyonlar saklanır
• Karşılaştırma: Versiyonlar arası fark görüntüleme

4. Doküman Arşivleme

Eski versiyonlar otomatik arşivlenir:

• Arşivleme politikaları
• Otomatik arşivleme kuralları
• Arşiv erişim yetkileri
• Arşiv geri yükleme

1. Erişim Kontrolü

# Rol bazlı erişim kontrolü - Yönetici: Tüm dokümanlara erişim - Kalite Müdürü: Kalite dokümanlarına erişim - Departman Sorumlusu: Departman dokümanlarına erişim - Kullanıcı: Sadece yayınlanmış dokümanlara erişim 

2. Şifreleme

• Dokümanlar şifrelenmiş olarak saklanır
• HTTPS ile iletişim
• Veritabanı şifreleme
• Yedekleme şifreleme

3. Denetim İzi (Audit Trail)

Tüm işlemler loglanır:

• Doküman görüntüleme
• Doküman indirme
• Doküman değiştirme
• Onay işlemleri
• Silme işlemleri

4. Yedekleme Stratejisi

# Günlük yedekleme scripti #!/bin/bash DATE=$(date +%Y%m%d) tar -czf /backup/qdms_$DATE.tar.gz /var/qdms/documents pg_dump qdms_db > /backup/qdms_db_$DATE.sql 

Gerekli Dokümanlar

• Kalite El Kitabı: Üst seviye doküman
• Prosedürler: İş süreç prosedürleri
• Talimatlar: Çalışma talimatları
• Formlar: Kayıt formları
• Politikalar: Kalite politikaları

Doküman Kontrol Süreci

1. Doküman hazırlama
2. İnceleme ve onay
3. Yayınlama
4. Dağıtım
5. Güncelleme ve revizyon
6. Eski versiyonların geri çekilmesi

1. E-posta Entegrasyonu

• Onay bildirimleri
• Doküman paylaşımı
• Hatırlatma e-postaları

2. ERP Entegrasyonu

• ERP sistemlerinden doküman çekme
• Doküman verilerini ERP'ye gönderme
• Otomatik senkronizasyon

3. E-İmza Entegrasyonu

• Dijital imza desteği
• E-İmza doğrulama
• İmzalı doküman saklama

1. Veritabanı Optimizasyonu

• İndeksleme
• Query optimizasyonu
• Connection pooling
• Cache mekanizmaları

2. Dosya Depolama Optimizasyonu

• Dosya sıkıştırma
• CDN kullanımı
• Arşivleme stratejisi
• Disk alanı yönetimi

muharremsen olarak, QDMS kurulumu ve yönetimi için kapsamlı hizmetler sunuyoruz:

• QDMS Kurulumu: Açık kaynak veya özel çözüm kurulumu
• Yapılandırma: ISO 9001, ISO 27001 uyumlu yapılandırma
• Özel Geliştirme: İhtiyaçlarınıza özel QDMS çözümleri
• Entegrasyon: ERP, e-posta, e-imza entegrasyonları
• Eğitim: Kullanıcı eğitimleri ve dokümantasyon
• Destek: 7/24 teknik destek ve bakım hizmetleri
• ISO Danışmanlığı: ISO 9001 sertifikasyon desteği

Kurumsal doküman yönetimi için profesyonel QDMS çözümleri sunuyoruz. ISO standartlarına uyumlu, güvenli ve ölçeklenebilir sistemler kurarak işletmenizin kalite yönetim süreçlerini dijitalleştiriyoruz.